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 La Apostilla es un certificado adherido a un documento, mediante el cual el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, avala la autenticidad de la firma y el título con que ha actuado el funcionario que suscribe el documento.
Para poder apostillar un documento, el país donde será presentado debe formar parte de la Convención de La Haya sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961. Si el país de destino no es parte de la Convención, el proceso que se usa es La Legalización.
Los documentos para apostillar deben ser originales, firmados por la autoridad competente, previamente registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Un documento que ha sido apostillado no requiere de trámites ni legalizaciones posteriores (salvo que se requiera traducción a otro idioma) para que sea válido en cualquiera de los países que hacen parte del Convenio de La Haya.
¿Qué es la legalización de un documento?
Es la legalización que hace el Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante un sello, avalando la firma del Cónsul colombiano, en el país en el cual fue expedido el documento público, para el caso de documentos expedidos en el exterior, que tendrán efectos en Colombia.
Igualmente el Ministerio de Relaciones Exteriores avala la firma de los funcionarios públicos colombianos en los documentos que van a surtir efectos en el exterior, si así lo exige el país receptor o lo requiere el respectivo usuario.
¿Qué firmas deben tener los documentos para estos trámmites?
Según el tipo de documento, antes de proceder a la legalización, se deben tener las siguientes firmas en el documento:
Documento de carácter eclesiástico expedido en Bogotá:
Firma del Párroco o del Vicario Parroquial
Autenticación de la firma del Párroco o del Vicario Parroquial en la Notaria Eclesiástica Zonal o en la Cancillería del Arzobispo (carrera 7 No 10-20 en la ciudad de Bogotá, D.C).
Documento carácter eclesiástico fuera de Bogotá:
Autenticación del Obispo de la respectiva Diócesis
Reconocimiento de la Diócesis en la Nunciatura Apostólica (carrera 15 No 36-33).
Documentos de otros Credos o Cultos reconocidos por el estado:
Reconocimiento por parte del Ministerio del interior (carrera 8 No 8-09).
Documento de Carácter Civil (registros civiles, escrituras, etc.):
Autenticación ante el Notario Público
Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. En caso de registros expedidos por Registradurías, se deben presentar en la Registraduría Nacional en Bogotá.
Nota: Los documentos legalizados en Colombia, que van a sufrir efecto en el exterior, deben ser presentados ante el Consulado correspondiente acreditado en Colombia.
Documento expedido por autoridades judiciales:
Juzgados Penales y de Instrucción Penal Militar, con la firma reconocida por el Tribunal Superior Militar (Av. El Dorado, Ministerio de Defensa, Oficina 530
Juzgados pertenecientes a la jurisdicción Ordinaria y Juzgados Regionales con la firma reconocida por la Dirección Administrativa de la Carrera Judicial (calle 72 No 7-49)
Defensores de la Familia con la firma reconocida en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF (Avenida 68 No 64-01)
Documentos de Estudio:
Educación pre-escolar, primaria y secundaria: Secretarías de Educación Departamentales
Educación superior: Reconocimiento de la institución en el Ministerio de Educación Nacional (Oficina Jurídica), CAN - Avenida El Dorado
Educación no formal: Reconocimiento en la Secretaría de Educación de las Instituciones de educación no formal (Cra. 30 No 24-90)
Documentos expedidos Por Personas Privadas:
Reconocimiento notarial de la firma original del representante legal y del contenido del documento
Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro
Copias de Documentos en General:
Documento original previamente legalizado o apostillado
Autenticación ante Notario de la fotocopia del documento
Reconocimiento de la firma del Notario Público en la Superintendencia de Notariado y Registro
De las Traducciones:
Si el documento proviene de un país de habla diferente al español, debe estar debidamente legalizado desde el país donde procede, posteriormente debe ser traducido por un traductor oficial, registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y luego legalizar la firma del traductor
Si el documento tiene destino a un país de habla diferente al español, se debe realizar la legalización del documento original; posteriormente, si el documento requiere traducción, deberá hacerla un traductor oficial registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y legalizarla.
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